Koto-digi-järjestelmä ja käyttöönotto

Koto-digi on kotoutumisen asiakastietojärjestelmä, joka tukee kotoutumisen asiakastyötä kunnissa, parantaa tiedonvaihtoa kotoutumisen eri toimijoiden välillä ja tuottaa tietoa kotoutumisesta kunnallisella, alueellisella ja valtakunnallisella tasolla.

Koto-digi-järjestelmää käytetään kuntien kotoutumispalveluissa. Järjestelmän ensisijaisia käyttäjiä ovat kuntien kotoutumispalveluiden työntekijät. Järjestelmää käytetään verkossa työntekijälle haettavan, henkilökohtaisen käyttöoikeuden kautta. Myös hyvinvointialueiden tulee uuden kotoutumislain mukaisesti hyödyntää järjestelmän tietoa kotoutumislain mukaisten tehtävien hoitamisessa.

Koto-digi-järjestelmästä saatavien tietojen avulla voidaan kehittää kuntien, hyvinvointialueiden ja ELY-keskusten palveluja kotoutujille.

Koto-digi-järjestelmä voidaan ottaa kunnissa käyttöön 1.1.2025 lähtien. Kuntien käyttövelvoite astuu voimaan 1.1.2027 lähtien. KEHA-keskus ja työ- ja elinkeinoministeriö tiedottavat tarkemmin asiakastietojärjestelmätuotteesta ja sen käyttöönotosta syksystä 2023 alkaen.

Miten kunnan tulisi ennakoida Koto-digi-järjestelmän käyttöönottoa?

Kuntien kotoutumispalveluissa käytetään tällä hetkellä monenlaisia eri asiakastietojärjestelmiä. Koto-digi-järjestelmän on tarkoitus korvata käytössä olevat järjestelmät kunnille yhteisellä, valtakunnallisella tietojärjestelmäratkaisulla.

KEHA-keskus vastaa järjestelmän kehittämistyöstä ja ylläpidosta. Koto-digi-järjestelmän käyttö tulee olemaan kunnille maksutonta.

Kunnassa on hyvä ennakoida kustannuksia, jotka koituvat tietojen hausta käytössä olevasta järjestelmästä Koto-digi-järjestelmää varten. Tähän voi liittyä esimerkiksi datan hakua tietokannasta toivottuun muotoon ja tietokenttien yhteensopivuuden tarkastelua. Valtionhallinto vastaa osin kustannuksista, jotka syntyvät tietojen ajamisesta Koto-digi-järjestelmään käyttöönoton yhteydessä.

Kunnille järjestetään koulutusta Koto-digi-järjestelmän käytöstä loppusyksystä 2024 lähtien. Verkossa toteutettavaan koulutus- ja testiympäristöön ovat tervetulleita kuntien, hyvinvointialueiden ja ELY-keskusten työntekijät. Koulutusympäristön käyttöoikeuksien hakemisesta tiedotetaan kunnille erikseen syyskuussa 2024. Koulutus- ja testiympäristöä laajennetaan sitä mukaa, kun järjestelmän uudet toiminnallisuudet valmistuvat.

Käyttöoikeudet varsinaiseen Koto-digi-järjestelmään 1.1.2025 lähtien ovat kuntien kotoutumispalveluiden työntekijöillä. Hyvinvointialueen työntekijät voivat tarkastella Koto-digi-järjestelmän tietoja niiltä osin kuin se on esimerkiksi monialaisen kotoutumissuunnitelman tekemisen kannalta tarpeellista. Koto-digi-järjestelmästä saatavaa raportointi- ja seurantatietoa tuotetaan sekä kuntien, hyvinvointialueiden, ELY-keskusten, KEHA-keskuksen että muun julkishallinnon tiedolla johtamisen tueksi.