Asiantuntijan näkökulmasta: Kolme vuotta kahden uudistuksen välissä

Mitä TE-Digi-hankkeessa opittiin suuren tietojärjestelmäuudistuksen toteuttamisesta

Joulukuussa 2024 TE-Digi-hankkeen varsinainen hankekausi oli päättymässä, mutta työn ratkaisevat vaiheet olivat edelleen käynnissä.

Lokakuussa oli toteutettu hankkeen suurin ja vaikein käyttöönotto, jossa Asiantuntijan Työmarkkinatorista tuli työvoimaviranomaisten käyttämä ensisijainen asiakastietojärjestelmä ja henkilöasiakkaiden sähköinen asiointi siirtyi Työmarkkinatorin uuteen asiointipalveluun. Käyttöönoton jälkeen oli käynnissä tuotannon vakauttaminen ja valmisteltiin seuraavaa suurta muutosta. Vuodenvaihteessa työvoimapalveluiden järjestämisvastuu oli siirtymässä valtiolta kuntien muodostamille työvoimaviranomaisille. Samalla asiakkaat, käyttäjätunnukset, käyttövaltuudet ja järjestelmien organisaatiorakenteet oli siirrettävä ja muutettava vastaamaan kokonaan uutta palvelurakennetta.

Tietojärjestelmäuudistus ja palvelurakenneuudistus etenivät yhtä aikaa, ja molempien oli onnistuttava.

Uudet palvelut korvaamaan vanhentunut kokonaisuus

Digitaaliset TE-palvelut- eli TE-Digi-hanke oli vuosina 2022–2024 toteutettu jatkohanke, jossa rakennettiin uudet digitaaliset asiointipalvelut työnhakijoille ja työnantajille sekä uusi asiakastietojärjestelmä työvoimaviranomaisille. Hanke jatkoi vuosina 2016–2021 toimineen hankkeen aloittamaa kehitystyötä.

Työmarkkinatorista rakennettiin palvelualusta, joka kokoaa yhteen työpaikat, työnhakuprofiilit, työelämää koskevan tiedon, alueelliset palvelut sekä sähköisen asioinnin työvoimaviranomaisen kanssa. Asiantuntijan Työmarkkinatori puolestaan rakennettiin työvoimaviranomaisten uudeksi asiakastietojärjestelmäksi korvaamaan teknisesti ja toiminnallisesti vanhentunut URA-järjestelmä. Hankkeessa kehitettiin lisäksi kansainvälisen rekrytoinnin digitaalisia palveluita ja tiedolla johtamista. 

Uusien järjestelmien ohella hankkeessa luotiin edellytykset palveluiden jatkuvalle kehittämiselle jatkuvan julkaisun toimintamallin kautta. Toimintamallin avulla digitaalisia palveluita voidaan parantaa jatkuvasti käyttäjäpalautteen, muuttuvien tarpeiden ja lainsäädännön vaatimusten perusteella. 

Vaikeasta lähtötilanteesta yhteiseen suuntaan

Kun tulin johtamaan järjestelmäuudistusta maaliskuussa 2022, hanke oli uudelleensuunnitteluvaiheessa. Aiemmat tavoitteet ja aikataulut eivät enää vastanneet käytettävissä olevaa aikaa, muuttuvaa lainsäädäntöä tai toteutuksen todellista tilannetta.

Taustani oli julkisissa työvoimapalveluissa ja suuren asiantuntijaorganisaation johtamisessa, ei tietojärjestelmähankkeissa. Tämä auttoi tarkastelemaan hanketta ennen kaikkea toiminnan, käyttäjien ja asiakkaiden näkökulmasta. Tietojärjestelmää ei rakenneta teknologiaa varten, vaan tukemaan toimintaa ja palveluita. Johtamisen tehtävänä puolestaan on luoda ihmisille edellytykset onnistua yhteisessä työssä tekemällä suunta ymmärrettäväksi, poistamalla onnistumisen esteitä ja rakentamalla edellytykset yhteen hiileen puhaltavalle kehitysorganisaatiolle. 

Aluksi meidän oli muodostettava yhteinen ja realistinen tilannekuva. Sen pohjalta rajasimme toteutuksen siihen, mikä oli hankkeen tavoitteiden saavuttamisen kannalta välttämätöntä. Etusijalle asetettiin lakisääteisten palveluiden jatkuvuus, asiakastietojen eheys, mahdollisen tulevan TE24-uudistuksen toimeenpano sekä hallittu siirtyminen pois URA-järjestelmästä vaiheistettujen käyttöönottojen kautta.

Laajuuden rajaaminen ei ollut yksittäinen päätös, vaan koko hankkeen loppuajan jatkunut tapa johtaa kokonaisuutta rajaamalla julkaistava sisältö siihen mikä oli aivan välttämätöntä. Priorisoinnin tavoitteena oli varmistaa, että tärkeimmät palvelut saadaan valmiiksi, testatuiksi ja hallitusti käyttöön, ja URA-järjestelmä ajettua alas.

Rajaaminen ei tarkoittanut, etteivät muut tarpeet olisi olleet tärkeitä. Kaikkea ei kuitenkaan voitu toteuttaa samanaikaisesti vaarantamatta tärkeimpien tavoitteiden saavuttamista. Siksi osa toiminnallisuuksista siirrettiin tietoisesti hankkeen jälkeiseen jatkuvaan kehittämiseen.

Käyttöönotot opettivat muuttamaan toimintaa

Asiantuntijan Työmarkkinatori otettiin käyttöön vaiheittain. Ensimmäisessä käyttöönotossa maaliskuussa 2023 julkaistiin työttömyysturvaan liittyviä toiminnallisuuksia. Marraskuussa 2023 julkaistiin asiakkaiden työllistymissuunnitelmien toiminnallisuudet. Lokakuussa 2024 uuteen järjestelmään siirtyivät muun muassa työnhaun aloittaminen, asiakastietojen hallinta ja työnhakijoiden yhteydenpito työvoimaviranomaisen kanssa. 

Vuodenvaihteessa 2024–2025 toteutettiin TE24-uudistuksen edellyttämät muutokset, muun muassa asiakkaiden siirto TE-toimistoilta uusille kuntien muodostamille työllisyysalueille. Toukokuussa 2025 tehdyssä viimeisessä suuressa käyttöönotossa otettiin käyttöön työnantaja- ja yrityspalveluiden toiminnallisuudet sekä koulutusten ja valmennusten hallinnan toiminnallisuudet ja irtauduttiin lopullisesti vanhasta URA-järjestelmästä.

Hankkeen alkuperäiset aikataulut osoittautuivat liian optimistisiksi. Ensimmäiset käyttöönotot opettivat, miten vaativaa vanhan ja uuden järjestelmän rinnakkainen käyttö ja käyttöönotto olivat. Datamigraatio, integraatiot, yhteiset määrittelyt, toteutukset ja testaukset sekä tuotannon vakauttaminen vaativat arvioitua enemmän aikaa. Käyttöönotoista saatua tietoa ja oppeja hyödynnettiin seuraavien vaiheiden suunnittelussa, ja toteutusta mukautettiin havaittujen tarpeiden perusteella.

Yhteisiä kehitys- ja testausympäristöjä vahvistettiin ja URA-järjestelmän kehityksestä vastaavat henkilöt tuotiin tiiviimmin osaksi uuden järjestelmän kehityksestä vastaavaa kehitysorganisaatiota. Testaamista aikaistettiin, laajennettiin ja automatisointiin. Käyttöönottojen tueksi perustettiin ydinryhmä ja task forceja, joihin koottiin kehitysorganisaation parhaat asiantuntijat ratkaisemaan tunnistettuja käyttöönoton esteitä. Kesällä 2023 päivitetty aikataulu osui lopulta toteumiin noin kuukauden tarkkuudella. 

Ihmiset ja yhteistyö ratkaisivat

Vuonna 2024 järjestelmäkokonaisuutta rakensi lähes 200 ihmisen kehitysorganisaatio, johon kuului yhteensä 16 erilaista kehitys- ja tukitiimiä. Mukana oli KEHA-keskuksen henkilöstöä, tietojärjestelmätoimittajien asiantuntijoita sekä työvoimapalveluiden ammattilaisia, jotka vastasivat niin uuden järjestelmän kehittämisestä, vanhan järjestelmän alasajamisesta ja järjestelmien välisistä datamigraatioista ja integraatioista. 

Tiimien autonomiaa vahvistettiin määrätietoisesti koko hankkeen ajan, ja ratkaisuvaltaa vietiin sinne, missä oli paras käytännön tieto. Kehitystiimeihin koottiin teknisen osaamisen rinnalle määrittelyn, testauksen ja työvoimapalveluiden osaamista. Tuoteomistajina, kehittämisasiantuntijoina ja testaajina työskenteli työvoimapalveluiden ammattilaisia, jotka kehittyivät hankkeen aikana modernin ketterän tietojärjestelmäkehityksen ammattilaisiksi.

Näin laaja yhteistyö ei olisi ollut mahdollista ilman yhteistä suuntaa, toimintakulttuuria ja luottamusta. Ohjausryhmän tuki mahdollisti vaikeiden päätösten tekemisen, ja kehitysorganisaatiossa rakennettiin ilmapiiriä, jossa keskeneräisyydestä ja ongelmista voitiin puhua avoimesti. Tavoitteena oli oppia havainnoista ja löytää ratkaisut yhdessä.

Sama periaate näkyi riskienhallinnassa. Etenkin ensi vaiheessa hanketta johdettiin riskien hallinnan kautta, jotta uhkiin voitiin puuttua ennen niiden toteutumista tai niiden vaikutuksia voitiin pienentää. Pelkkä riskien kirjaaminen ei kuitenkaan riittänyt. Ennen merkittäviä käyttöönottoja järjestetyissä toipumisharjoituksissa testattiin käytännössä, miten vaikeissa häiriötilanteissa toimitaan ja miten järjestelmät palautetaan hallitusti käyttöön. Varautumisen tavoitteena oli parantaa kykyä tunnistaa ongelmat, reagoida niihin nopeasti ja palautua niistä hallitusti.

Hanke päättyi, kehittäminen jatkuu

TE-Digi-hankkeen aikana saavutettiin tärkeimmät sille asetetut tavoitteet. Työmarkkinatori otettiin täyteen tuotantokäyttöön toukokuussa 2022, TE24-uudistuksen edellyttämät järjestelmämuutokset toteutettiin tavoiteaikataulussa vuodenvaihteessa 2024–2025. Näin järjestelmät tukivat osaltaan uudistuksen onnistunutta toimeenpanoa.  Lakisääteisten palveluiden jatkuvuus ja asiakastietojen eheys toteutettiin onnistuneesti ja URA-järjestelmästä irtauduttiin viimeisen suuren käyttöönoton yhteydessä toukokuussa 2025. Osa alkuperäisistä tavoitteista, kuten TYPPI-järjestelmän korvaaminen tai työprosessien automatisoinnit, siirrettiin tietoisesti hankkeen jälkeiseen jatkuvaan kehittämiseen.

Hankkeen tuloksena ei syntynyt vain uutta palvelualustaa ja asiakastietojärjestelmää. Sen aikana rakennettiin myös kehitysorganisaatio, yhteistyörakenteet, testauskyvykkyys, julkaisuprosessit ja johtamiskäytännöt, jotka luovat perustan palveluiden pitkäjänteiselle kehittämiselle.

Suurten käyttöönottojen jälkeen kehittämisessä siirryttiin jatkuvan julkaisemisen toimintamalliin. Sen ensimmäisen vuoden aikana Työmarkkinatorille ja Asiantuntijan Työmarkkinatorille toteutettiin yli 250 toiminnallista parannusta ja julkaistiin hankekauden aikana jatkokehitykseen siirrettyjä toiminnallisuuksia. Jatkuvan julkaisun lisäksi toteutettiin viisi määräaikaan sidottua julkaisua, joilla vietiin järjestelmiin lainsäädäntömuutosten edellyttämiä toiminnallisuuksia sekä uudistettiin työpaikkailmoittamisen lomakkeet ja rajapinnat. Kehittäminen jatkuu ja palveluiden jatkuvaa kehittämistä ohjaavat käyttäjäpalaute, työvoimaviranomaisten, henkilö- ja työnhakija-asiakkaiden, yritysasiakkaiden ja yhteistyötahojen tarpeet, lainsäädännön muutokset ja kehitysorganisaation omat havainnot.

Neljä keskeistä oppia

Järjestelmien ja toimintamallien lisäksi kolmesta vuodesta jäi neljä keskeistä oppia.

• Keskity olennaiseen. 
• Tee riippuvuudet ja riskit näkyviksi. 
• Vie päätösvalta sinne missä varsinainen työ tehdään. 
• Luo ihmisille edellytykset onnistua.

Periaatteet kuulostavat yksinkertaisilta. Niiden noudattaminen on vaikeinta juuri silloin, kun aikataulu kiristyy, epävarmuus kasvaa ja houkutus lisätä kontrollia on suurimmillaan.

TE-Digissä tietojärjestelmäuudistus ja työvoimapalveluiden palvelurakenneuudistus toteutettiin samassa aikataulussa ja vahvasti toisistaan riippuvaisina. Onnistuminen ei ollut yhden organisaation, tiimin tai ihmisen saavutus. Kiitos kuuluu hankkeen työntekijöille, ohjaukseen osallistuneille, kumppaneille, työvoimaviranomaisille, käyttäjäverkostoille ja kaikille muille yhteistyötahoille, jotka rakensivat uudet palvelut ja varmistivat työvoimapalveluiden jatkuvuuden muutoksen keskellä.

Hanke päättyi. Kehittäminen jatkuu.

TE-digin hankeraportti 2022–2024 on valmistunut, tutustu siihen:
Digitaalisten TE-palveluiden hanke: Hankeraportti (doria.fi)

Kirjoittaja

Matias Vainio, yksikön päällikkö, KEHA-keskus
TE-digi-hankkeen hankejohtaja