Ur en expertens perspektiv:
Tre år mellan två reformer

Vad lärde man sig i projektet TE-Digi om genomförandet av en omfattande informationssystemreform?

I december 2024 närmade sig den egentliga projektperioden för TE-Digi sitt slut, men de mest avgörande arbetsfaserna pågick fortfarande.

I oktober hade projektets största och mest krävande produktionssättning genomförts. Då blev Arbetsmarknadstorget för experter (Asiantuntijan Työmarkkinatori) arbetskraftsmyndigheternas primära kundinformationssystem, samtidigt som de personliga kundernas elektroniska ärendehantering överfördes till Arbetsmarknadstorgets nya e-tjänst. Efter produktionssättningen pågick stabilisering av produktionen och förberedelser inför nästa stora förändring. Vid årsskiftet skulle ansvaret för ordnandet av arbetskraftsservicen överföras från staten till de arbetskraftsmyndigheter som kommunerna bildat. Samtidigt behövde kunder, användarkonton, behörigheter och systemens organisationsstrukturer flyttas och anpassas till en helt ny servicestruktur.

Informationssystemreformen och servicestrukturreformen genomfördes parallellt, och båda behövde lyckas.

Nya tjänster för att ersätta en föråldrad helhet

Projektet Digitala TE-tjänster (TE-Digi) genomfördes åren 2022–2024 som ett fortsättningsprojekt där nya digitala tjänster för arbetssökande och arbetsgivare samt ett nytt kundinformationssystem för arbetskraftsmyndigheterna utvecklades. Projektet fortsatte det utvecklingsarbete som inletts i projektet 2016–2021.

Arbetsmarknadstorget utvecklades till en serviceplattform som samlar lediga jobb, arbetssökarprofiler, information om arbetslivet, regionala tjänster och elektronisk kommunikation med arbetskraftsmyndigheten. Arbetsmarknadstorget för experter utvecklades i sin tur som arbetskraftsmyndigheternas nya kundinformationssystem för att ersätta det tekniskt och funktionellt föråldrade URA-systemet. Inom projektet utvecklades även digitala tjänster för internationell rekrytering och för datadriven styrning och ledning.

Utöver de nya systemen skapades förutsättningar för kontinuerlig utveckling genom en modell för kontinuerliga publiceringar. Tack vare modellen kan de digitala tjänsterna fortlöpande förbättras utifrån användarrespons, förändrade behov och lagstiftningens krav.

Från en utmanande utgångspunkt mot ett gemensamt mål

När jag tillträdde som ansvarig för systemreformen i mars 2022 befann sig projektet i en omplaneringsfas. De tidigare målen och tidtabellerna motsvarade inte längre den tid som stod till förfogande, den föränderliga lagstiftningen eller projektets faktiska situation.

Min bakgrund fanns inom offentliga arbetskraftstjänster och ledning av stora expertorganisationer, inte inom informationssystemprojekt. Det hjälpte mig att se projektet främst ur verksamhetens, användarnas och kundernas perspektiv. Ett informationssystem byggs inte för teknikens skull, utan för att stödja verksamhet och tjänster. Ledarskapets uppgift är att skapa förutsättningar för människor att lyckas tillsammans genom att tydliggöra riktningen, undanröja hinder och bygga en utvecklingsorganisation där alla arbetar mot samma mål.

Till att börja med behövde vi skapa en gemensam och realistisk lägesbild. Utifrån den avgränsade vi genomförandet till det som var absolut nödvändigt för att nå projektets mål. Prioritet gavs åt kontinuiteten i de lagstadgade tjänsterna, kunduppgifternas integritet, genomförandet av den kommande reformen TE24 samt en kontrollerad avveckling av URA-systemet genom stegvisa produktionssättningar.

Att avgränsa omfattningen var inte ett enskilt beslut utan ett sätt att leda projektet under hela dess slutskede. Innehållet i varje publicering begränsades till det som var absolut nödvändigt. Syftet med prioriteringen var att säkerställa att de viktigaste tjänsterna kunde färdigställas, testas, tas i bruk på ett kontrollerat sätt och att URA-systemet kunde avvecklas.

Avgränsningen innebar inte att andra behov var oviktiga. Allt kunde dock inte genomföras samtidigt utan att riskera de viktigaste målen. Därför flyttades vissa funktioner medvetet till den fortsatta utvecklingen efter projektets slut.

Produktionssättningarna lärde oss att förändra arbetssätten

Arbetsmarknadstorget för experter togs i bruk stegvis. Vid den första produktionssättningen i mars 2023 lanserades funktioner kopplade till arbetslöshetsförmåner. I november 2023 publicerades funktioner för kundernas sysselsättningsplaner. I oktober 2024 överfördes bland annat inledandet av arbetssökning, hantering av kunduppgifter samt kommunikationen mellan arbetssökande och arbetskraftsmyndigheten till det nya systemet.

Vid årsskiftet 2024–2025 genomfördes de förändringar som krävdes för TE24-reformen, bland annat överföringen av kunder från TE-byråerna till de nya sysselsättningsområden som kommunerna bildat. I den sista stora produktionssättningen i maj 2025 infördes funktioner för arbetsgivar- och företagstjänster samt hantering av utbildningar och coachning. Samtidigt kunde man slutligen lämna det gamla URA-systemet bakom sig.

Projektets ursprungliga tidtabeller visade sig vara alltför optimistiska. De första produktionssättningarna lärde oss hur krävande det var att använda och införa gamla och nya system parallellt. Datamigreringar, integrationer, gemensamma specifikationer, utveckling, testning och stabilisering av produktionen krävde mer tid än beräknat.

Lärdomarna från varje produktionssättning användes i planeringen av nästa fas, och genomförandet anpassades utifrån de erfarenheter som gjordes.

Gemensamma utvecklings- och testmiljöer förstärktes, och de personer som ansvarade för utvecklingen av URA-systemet integrerades närmare i utvecklingsorganisationen för det nya systemet. Testningen inleddes tidigare, utökades och automatiserades. För att stödja produktionssättningarna skapades en kärngrupp och flera task forces med projektets mest erfarna experter för att undanröja identifierade hinder. Den tidtabell som uppdaterades sommaren 2023 stämde slutligen med utfallet med ungefär en månads precision.

Människorna och samarbetet avgjorde

År 2024 bestod utvecklingsorganisationen av nästan 200 personer fördelade på 16 olika utvecklings- och stödteam. Bland deltagarna fanns personal från UF-centret, experter från systemleverantörer och yrkespersoner inom arbetskraftsservicen. Tillsammans ansvarade de för utvecklingen av det nya systemet, avvecklingen av det gamla samt datamigreringar och integrationer mellan systemen.

Teamens självständighet stärktes målmedvetet under hela projektet, och beslutanderätt flyttades dit där den bästa praktiska kunskapen fanns. Utvecklingsteamen kompletterades med kompetens inom kravhantering, testning och arbetskraftsservice vid sidan av den tekniska expertisen. Produktägare, utvecklingsexperter och testare med bakgrund inom arbetskraftsservicen utvecklades under projektets gång till professionella aktörer inom modern agil systemutveckling.

Ett så omfattande samarbete hade inte varit möjligt utan en gemensam riktning, verksamhetskultur och ömsesidigt förtroende. Styrgruppens stöd möjliggjorde svåra beslut, och inom utvecklingsorganisationen byggdes en kultur där det var tillåtet att öppet tala om problem och sådant som ännu var under utveckling. Målet var att lära av observationer och hitta lösningar tillsammans.

Samma princip genomsyrade riskhanteringen. Särskilt under den första fasen leddes projektet genom aktiv riskhantering för att hot skulle kunna identifieras och hanteras innan de realiserades eller för att deras konsekvenser skulle kunna minimeras. Det räckte dock inte att bara dokumentera riskerna. Inför de större produktionssättningarna genomfördes återställningsövningar där man i praktiken testade hur allvarliga störningar skulle hanteras och hur systemen kunde återställas på ett kontrollerat sätt. Syftet med beredskapen var att förbättra förmågan att upptäcka problem, reagera snabbt och återhämta sig kontrollerat.

Projektet avslutades, utvecklingen fortsätter

Under TE-Digi-projektet uppnåddes de viktigaste målen. Arbetsmarknadstorget togs i full produktionsdrift i maj 2022. De systemförändringar som krävdes för TE24-reformen genomfördes enligt tidtabell vid årsskiftet 2024–2025, vilket bidrog till en framgångsrik reform. Kontinuiteten i de lagstadgade tjänsterna och integriteten i kunduppgifterna säkerställdes, och URA-systemet kunde avvecklas i samband med den sista stora produktionssättningen i maj 2025.

Vissa ursprungliga mål, såsom att ersätta TYPPI-systemet eller genomföra automatiseringar av arbetsprocesser, flyttades medvetet till den fortsatta utvecklingen efter projektets slut.

Projektets resultat var inte enbart en ny serviceplattform och ett nytt kundinformationssystem. Under projektet byggdes också en utvecklingsorganisation, samarbetsstrukturer, testkapacitet, publiceringsprocesser och ledningspraxis som skapar en långsiktig grund för fortsatt utveckling av tjänsterna.

Efter de stora produktionssättningarna övergick utvecklingen till en modell för kontinuerliga publiceringar. Under det första året genomfördes över 250 funktionella förbättringar i Arbetsmarknadstorget och Arbetsmarknadstorget för experter, samtidigt som funktioner som tidigare skjutits upp under projektperioden publicerades. Utöver de kontinuerliga publiceringarna genomfördes fem tidsbundna releaser för att införa funktionalitet som krävdes på grund av lagändringar samt för att förnya formulär och gränssnitt för platsannonsering.

Utvecklingsarbetet fortsätter, styrt av användarrespons, arbetskraftsmyndigheternas, arbetssökandenas, privatpersonernas, företagskundernas och samarbetspartnernas behov, förändringar i lagstiftningen samt utvecklingsorganisationens egna observationer.

Fyra centrala lärdomar

Förutom nya system och arbetsmodeller gav de tre åren fyra viktiga lärdomar:
•    Fokusera på det väsentliga.
•    Gör beroenden och risker synliga.
•    Flytta beslutanderätten dit där arbetet faktiskt utförs.
•    Skapa förutsättningar för människor att lyckas.

Principerna låter enkla. Att följa dem är som svårast när tidtabellen blir pressad, osäkerheten ökar och frestelsen att öka kontrollen är som störst.

I TE-Digi genomfördes informationssystemreformen och reformen av arbetskraftsservicens servicestruktur samtidigt och i starkt beroende av varandra. Framgången var inte en enskild organisations, ett enskilt teams eller en enskild persons prestation. Tack riktas till projektets medarbetare, de som deltog i styrningen, samarbetspartnerna, arbetskraftsmyndigheterna, användarnätverken och alla andra aktörer som tillsammans byggde de nya tjänsterna och säkerställde kontinuiteten i arbetskraftsservicen mitt under förändringen.

Projektet avslutades. Utvecklingen fortsätter.

Projektrapporten för TE-Digi 2022–2024 har färdigställts. Bekanta dig med rapporten:
Projektet Digitala TE-tjänster: Projektrapport (på finska) (doria.fi) 

Författare

​
​​​​​​​
Matias Vainio
Enhetschef, UF-centret
Projektchef för TE-Digi-projektet