Virtuaaliassistenttien tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

KEHA-keskus
PL 1000, 50101 Mikkeli
0295 020 000, kirjaamo@keha-keskus.fi

2. Tietosuojavastaava

Lähetä sähköpostia: tietosuoja@keha-keskus.fi

3. Rekisterin nimi

KEHA-keskuksen virtuaaliassistentit - chatbotit

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn perusteet

Chatbotin tarkoituksena on helpottaa asiointia verkkosivuilla ja tietojen tallentamisen tarkoituksena on varmistaa, että asiakkaat, jotka käyttävät chattibottia sivustolla saavat oikeita vastauksia ja laadukasta palvelua. Chatbotin kautta kerättyjä tietoja käytetään myös työkalun suorituskyvyn ja tarjottujen palvelujen parantamiseen. Siksi chatbot voi myös tarjota linkkejä kyselylomakkeisiin, joissa voit antaa palautetta. Chatbot-keskusteluja voidaan käyttää myös asiakaspalvelun henkilöstön kouluttamiseen.

Tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen tehtävään. Keskustelujen seuraaminen ja chatbotin toimivuuden tarkastelu voidaan ulkoistaa kolmannen osapuolen palveluntarjoajille, jotka tarjoavat teknisen työkalun ja alustan chatbotin käyttämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Työmarkkinatori.fi ja Work in Finland-sivustoilla käytössä olevat chatbotit

Rekisteröidyt ovat verkkosivuston kävijöitä, jotka käyttävät chatbottia. Koko keskustelu asiakkaan ja automatisoidun chatbotin välillä tallennetaan järjestelmään. Palvelu ei vaadi tunnistautumista, ja vastausten sisältö saadaan yleisesti saatavilla olevista lähteistä. Chatbotin asiakkaille on tarjolla ohjeet palvelun käyttöön. Asiakkaita ei pyydetä antamaan henkilötietoja, eivätkä he voi käsitellä henkilökohtaisia asioitaan botissa. Jos käyttäjä ohittaa ohjeet ja syöttää henkilötietoja chattiin (merkkijonot, kuten nimi, puhelinnumero tai henkilötunnusta muistuttavat lukujonot kuten 123456-abcd, 123456, 01.01.1900), tiedot poistetaan automaattisesti eikä niitä merkitä rekisteriin.

KEHA-keskuksen palveluportaalissa käytössä oleva chatbot

Rekisteröidyt ovat palveluportaalin kävijöitä, jotka käyttävät chatbottia. Koko keskustelu asiakkaan ja automatisoidun chatbotin välillä tallennetaan järjestelmään. Palveluportaalissa asian käsittely asiakaspalvelijan kanssa ja palvelupyynnön (oma kysymys) jättäminen vaatii tunnistautumisen. Chatbotin asiakkaille on tarjolla ohjeet palvelun käyttöön. Asiakkaita ei kannusteta antamaan henkilötietoja. Jos käyttäjä ohittaa ohjeet ja syöttää henkilötunnusta muistuttavan lukujonon, kuten 123456-abcd, tai tili- ja korttitietoja, ne poistetaan automaattisesti eikä niitä merkitä rekisteriin.

6. Tietojen säilytysaika

Keskusteluhistoria tyhjennetään 180 vuorokauden välein. Henkilötietojen anonymisointi tapahtuu kerran tunnissa.

7. Säännölliset tietolähteet

Tiedot saadaan käyttäjiltä itseltään heidän käyttäessään chatbottia ja kirjoittaessaan siihen viestejä. 
Suomi.fi-tunnistusta käyttävistä boteista saadaan lisäksi tietoina käyttäjän etunimet, sukunimi ja henkilötunnus.

8. Tietojen ja vastaanottajaluokkien säännöllinen julkistaminen

Säännöllisiä tietoja ei ole.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojaamisen periaatteet

Henkilöstön pääsy rekisterin sähköiseen tietosisältöön on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterin tietosisällöt on rajoitettu rajalliselle käyttäjäryhmälle. Ympäristö on suojattu asianmukaisilla palomuureilla ja muilla teknisillä suojatoimilla.

Edellä mainittujen toimenpiteiden tarkoituksena on turvata rekisteriin tallennettavien tietojen luottamuksellisuus, saatavuus ja eheys sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen.

11. Automatisoitu päätöksenteko

Rekisterin tietoja ei käytetä päätöksenteossa, jolla on henkilöön kohdistuvia oikeusvaikutuksia.

12. Versiot

Tämä tietosuojakäytäntö päivitettiin 25. toukokuuta 2026.

Rekisterinpitäjä seuraa lainsäädännön kehitystä ja kehittää toimintaansa jatkuvasti, ja pidättää näin ollen oikeuden päivittää tätä tietosuojakäytäntöä.