Suomessa asuville maahanmuuttaneille tarjottavista kotoutumispalveluista säädetään kotoutumislaissa, jonka uudistettu versio tulee voimaan 1.1.2025. Uuden kotoutumislain mukaiset tärkeimmät yksilöllisesti tarjottavat palvelut ovat osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointi, monialainen osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointi, kotoutumissuunnitelma, monialainen kotoutumissuunnitelma sekä ohjaus ja neuvonta. Näistä palveluista on vastuussa työvoimaviranomainen, jos kotoutuja on työnhakija. Muille kotoutujille palvelut tarjoaa kunta, joka voi tosin kotoutumislain nojalla siirtää työvoimaviranomaisen vastuulle kaikki kotoutumispalvelut. Monialaisissa palveluissa mukana on myös hyvinvointialueen edustaja. 

Kun työnhakijana olevan kotoutujan kanssa laaditaan (tavallinen tai monialainen) osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointi tai kotoutumissuunnitelma, kirjaukset tehdään työvoimaviranomaisen järjestelmiin (A-TMT/URA). Kun kotoutuja ei ole työnhakija, käytetään Kotoutumisen asiakastietojärjestelmää (jonka tuottaa Koto-digi-hanke). Kotoutumista edistävä henkilökohtainen asiakastyö on kuitenkin myös paljon muuta kuin palvelutarpeen arviointia ja kotoutumissuunnitelman laadintaa ja seurantaa. Kun kelle tahansa kotoutujalle annetaan ohjausta ja neuvontaa muissa kuin työvoimapalveluihin liittyvissä asioissa, kirjaukset voi tehdä Kotoutumisen asiakastietojärjestelmään. Poikkeuksena on anonyymi asiointi, jota varten käytetään ALPO-rekisteriä tai vastaavaa.

Kotoutumissuunnitelman voimassaolon aikana kotoutujan tilanne voi vaihdella: Työnhakijana oleva kotoutuja voi lopettaa työnhakunsa esimerkiksi työllistyttyään tai jäätyään perhevapaalle. On myös tavallista, että kunnan kotoutumispalveluiden asiakas aloittaa työnhaun. Kun kotoutujan status muuttuu työnhakijaksi tai työnhaku loppuu, on syytä tarkistaa kotoutumissuunnitelma ellei kotoutumissuunnitelmaa päätetä kokonaan. Työnhaun alkaessa tai päättyessä voimassa olevan kotoutumissuunnitelman seuranta siirretään järjestelmästä toiseen. Kotoutumislaki määrääkin, että näissä tilanteissa työvoimaviranomaisella ja kunnalla on oikeus saada toisiltaan kotoutumissuunnitelman tai monialaisen kotoutumissuunnitelman tarkistamiseksi välttämättömät tiedot. Kaikissa muissa tapauksissa tiedonsaantioikeus viranomaisten välillä perustuu ainoastaan asiakkaan antamaan suostumukseen. Tosin lakiin on jo suunnitteilla tiedonsaantioikeuksia laajentavia muutoksia. Tasavallan presidentin istunnossa vahvistettiin 13.6.2024 kotoutumisen edistämisestä annetun lain muutos, jonka myötä kunnalla ja työvoimaviranomaisella on oikeus saada toisiltaan myös monialaisen osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioinnin, monialaisen kotoutumissuunnitelman ja perheen kotoutumissuunnitelman laatimista varten välttämättömät tiedot maahanmuuttajista, joille on laadittava monialainen osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointi.

Jos kotoutumispalvelut järjestetään niin, että kaikkien kotoutuja-asiakkaiden palveluista vastaa vain yksi viranomainen (työvoimaviranomainen), tietojen siirtoon viranomaisen sisällä ei tarvita kotoutujan suostumusta. Tällaisessakin tilanteessa on kuitenkin muistettava, että tietoja viranomaisen sisällä voi käsitellä vain sellainen henkilö, joka suorittaa laissa säädettyä tehtävää, jota varten tiedot on nimenomaisesti kerätty ja tarkoitettu. 

Asiakastietojärjestelmien välinen asiakastietojen siirto vaatii paitsi juridisen perustan, myös teknisen rajapinnan. Kotoutumisen asiakastietojärjestelmän ja A-TMT:n välille rakennetaan rajapinta, koska siihen velvoittaa laki. Teknisen rajapinnan rakentaminen vaatii tarkkaa suunnittelua, eikä se saa vaarantaa kummankaan järjestelmän perustoiminnallisuuksien toteuttamista. Tämän vuoksi rajapinta toteutetaan vaiheittain. Järjestelmistä vastaavissa hankkeissa (TE-digi-hanke ja Koto-digi-hanke) on sovittu, että kehittäminen toteutetaan seuraavassa aikataulussa: Vuoden 2024 aikana tehdään tarvittava tekninen arkkitehtuurityö. Arkkitehtuurikuvausten valmistuttua aloitetaan vuoden 2025 alussa rajapinnan määrittelyt ja tekniset toteutukset. Täysin toimiva integraatio olisi tavoitteiden mukaisesti valmiina vuoden 2026 loppuun mennessä. 

Lisätietoja: koto-digi@ely-keskus.fi