Dataskyddsbeskrivning för virtuella assistenter
1. Registeransvarig
UF-centret
PB 1000, 50101 S:t Michel
0295 020 000, kirjaamo@keha-keskus.fi
2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Dataskyddsombud
tietosuoja@keha-keskus.fi
3. Registrets namn
UF-centrets virtuella assistenter- chatbottar
4. Ändamålet med behandlingen av uppgifter
Syftet med en chatbot är att göra det lättare att besöka webbplatsen, och syftet med att lagra information är att säkerställa att kunder som använder chatboten på webbplatsen får rätta svar med god kvalitet. Uppgifterna som samlas in via diskussionerna används också för att förbättra verktyget och de tjänster som tillhandahålls. Därför kan chatboten också erbjuda länkar till frågeformulär som du kan ge feedback på. Chatbot-diskussionerna kan också användas för att utbilda kundtjänstpersonalen.
Behandlingen av uppgifter grundar sig på den personuppgiftsansvariges lagstadgade uppgifter. Övervakning av diskussionerna och chatbottens funktionalitet kan outsourcas till tredjepartsleverantörer som tillhandahåller det tekniska verktyget och plattformen för chatboten.
5. Registrets datainnehåll
Chatbottarna som är i bruk på tyomarkkinatori.fi och Work in Finland
Registranter är webbplatsbesökare som använder en chatbot. Hela konversationen mellan kunden och den automatiserade chatboten lagras i systemet. Tjänsten kräver ingen identifiering, och innehållet i svaren erhålls från offentligt tillgängliga källor. Användarna får instruktioner om hur man använder tjänsten. Kunder uppmanas inte att lämna personlig information och kan inte behandla sina personliga angelägenheter i boten. Om användaren ignorerar instruktionerna och matar in personuppgifter i chatten, strängar som namn, telefonnummer eller nummer som liknar ett personligt identifikationsnummer, till exempel 123456-abcd, 123456, 01.01.1900, raderas uppgifterna automatiskt och kommer inte att registreras i registret.
Chatbot som är i bruk på UF-centrets serviceportal
Registranter är serciveportalens användare som använder chatboten. Hela konversationen mellan kunden och den automatiserade chatboten lagras i systemet. I serviceportalen krävs identifiering för att behandla ärendet med en kundbetjänare och för att lämna in en servicebegäran (egen fråga). Det finns anvisningar för användning av tjänsten. Kunder uppmanas inte att lämna personlig information i boten. Om användaren ignorerar instruktionerna och matar in personuppgifter i chatten, strängar som som liknar ett personligt identifikationsnummer, till exempel 123456-abcd, eller strängar som liknar konto- och kortuppgifter, raderas uppgifterna automatiskt och kommer inte att registreras i registret.
6. Datalagringsperiod
Diskussionshistoriken rensas var 180:e dag. Anonymisering av personuppgifter sker en gång i timmen.
7. Regelbundna informationskällor
Informationen erhålls från användarna själva baserat på användningen av chatboten och de meddelanden som skrivs under diskussionen. För boten som använder Suomi.fi-identifikation får man dessutom uppgifter om användarens förnamn, efternamn och personbeteckning.
8. Regelbundet utlämnande av information och kategorier av mottagare
Det finns ingen regelbunden information.
9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Data kommer inte att överföras utanför EU eller EES.
10. Principerna för skydd av registret
Personalens tillgång till det elektroniska informationsinnehållet i registret skyddas av användar-ID och lösenord. Datainnehållet i registret är begränsat till en begränsad grupp användare. Miljön skyddas av lämpliga brandväggar och andra tekniska skyddsåtgärder.
De ovannämnda åtgärderna syftar till att skydda sekretessen, tillgängligheten och integriteten för de uppgifter som lagras i registret och utövandet av den registrerades rättigheter.
11. Automatiserat beslutsfattande
Uppgifterna i registret används inte vid beslutsfattande som har rättsverkningar för en person.
12. Versioner
Denna sekretesspolicy uppdaterades den 25 maj 2026.
Den registeransvarige övervakar utvecklingen i lagstiftningen och utvecklar kontinuerligt sin verksamhet och förbehåller sig därför rätten att uppdatera denna dataskyddsbeskrivning.