KEHA-keskuksen ja ELY-keskusten henkilöstö on ottanut innolla vastaan uuden Työaika-sovelluksen. Myös Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea hankki käyttöoikeuden uudenlaiseen työajan leimaamiseen.
​​​
KEHA-keskuksen ja ELY-keskusten noin 3700 työntekijää tekevät työajan leimauksia useamman kerran päivässä. ​​​Valtionhallinnon eKieku-sovelluksella erityisesti mobiilileimaaminen työpuhelimella koettiin hankalaksi ja aikaa vieväksi, kun tekniset ongelmat haittasivat sujuvaa käyttöä. Ratkaisu ongelmaan saatiin, kun KEHA-keskuksessa testattiin PowerApps-kehitystä Microsoftin PowerPlatform-hallintamallin rakentamisen yhteydessä.  Yhdeksi low code -pilottikohteeksi valittiin hankalaksi koettu työajan leimaaminen.

Johtava asiantuntija Mika Vahala KEHA-keskuksen tieto ja digitalisaatio -vastuualueelta taustoittaa haastetta: 
- Leimaustapahtuma on sinänsä yksinkertainen, mutta jokainen tekee sisään/ulos-leimauksen neljä kertaa päivässä eli aamulla, lounaan yhteydessä ja iltapäivällä. Kun leimaajia on tuhansia, kyse on merkittävästä ajankäytöstä jokaisena työpäivänä.

- Jos leimaus kestää minuutin, aika kuulostaa lyhyeltä, mutta kun se kerrotaan joka päivä neljällä leimauksella ja vaikka noin 3700 henkilöllä, päivässä kuluu leimaamiseen yhteensä 247 tuntia. Eli päivässä käytetään 34 virkahenkilön koko työaika pelkkään leimaamiseen! Yhteen leimaukseen kuluvan ajan vähentämisellä on siis merkitystä, hän toteaa.

Uusi sovellus on suunniteltu yksinkertaistamaan työajan leimausprosessia ja parantamaan käyttäjäkokemusta. Se kehitettiin yhteistyössä ISLET:n kanssa osana modernin digityöympäristön uudistamisprojektia. PowerApps-sovellus ei vaadi VPN-yhteyttä, mikä poistaa mobiilikäytössä yhden välivaiheen ja tekee leimauksesta nopeampaa ja helpompaa. Sovellus toimii työaseman selaimien lisäksi Android- ja iOS-laitteilla, ja sovellustoimii myös mobiilisti.

- KEHA-keskuksen ja ELY-keskusten henkilöstö sai ehdottaa sovellukselle nimeä ja logoa. Satojen nimiehdotusten joukosta eniten ääniä sai yllättäen yksinkertainen ja asiaa hyvin kuvaava nimi eli Työaika, Vahala lisää.

Uusi Työaika-sovellus otettiin KEHA-keskuksessa ja ELY-keskuksissa käyttöön joulukuussa 2024.

- Työaika-sovellus edustaa merkittävää edistysaskelta KEHA-keskuksen ja ELY-keskusten digitaalisessa työympäristössä, sanoo KEHA-keskuksen teknologia ja tietoalustat -yksikön päällikkö Arto Saranpää.

Sovelluksen kehitys PowerApps-alustalla mahdollistaa nopeamman ja sujuvamman työajan leimauksen, mikä parantaa mobiilikäytettävyyttä ja vähentää teknisiä ongelmia.

- Tämä innovatiivinen ratkaisu ei ainoastaan säästä aikaa, vaan myös parantaa käyttäjäkokemusta ja lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä. Sovelluksen käyttöönotto on osoitus KEHA-keskuksen sitoutumisesta modernin ja tehokkaan työympäristön luomiseen, joka tukee organisaation tavoitteita ja parantaa kokonaisvaltaista tuottavuutta.

FIMEA hankki myös oikeudet sovellukseen

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealla kuultiin sovelluksesta ja kiinnostuttiin ottamaan sovellus käyttöön omassa organisaatiossa.
- Tunnistin heti, että meillä olisi tarve aivan samanlaiselle sovellukselle. Saimme heti sovittua hyvässä yhteistyössä KEHA-keskuksen kanssa sovelluksen jakamisesta myös Fimealle, tietohallintopäällikkö Joonas Tuominen Fimealta kertoo.

- Olemme Fimealla käyttäneet rajatulla porukalla sovellusta joulukuusta 2024 ja koko talonlaajuisesti toukokuun 2025 alusta lähtien. Meillä sovelluksen nimi on Työaikaleimaus. Henkilöstö on ottanut sovelluksen käyttöön innolla ja palaute on ollut todella positiivista. Olemme havainneet samat hyödyt kuin KEHA-keskus.

Fimea arvioi vuosittaisen työajansäästön olevan arvoltaan jopa yli 300 000 euroa, kun käyttäjiä on 350. Lähdekoodi luovutettiin Fimealle ja sovittamiskustannukset jäivät heille vain neljäsosaan.

Fimea ja KEHA-keskus esittelivät sovellusta Valtionhallinnon Modern Work User Groupissa (VMUG) syksyllä 2024 ja se herätti kiinnostusta myös muissa valtionhallinnon organisaatioissa.

Työaika-sovellus toteutettiin KEHA-keskuksen tieto ja digitalisaatio -vastuualueella yhteistyössä Microsoftin kanssa ja osana digityöympäristön uudistamista. Myös valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeita kiitetään hyvästä yhteistyöstä Kieku-liittymien rakentamisessa. Sovelluksen kehityskustannukset olivat KEHA-keskukselle noin 20 000 €.

Sovelluksen käyttöönoton hyötyjä:
• Ajan säästö: leimauksen kesto on lyhentynyt merkittävästi.
• Käytön helppous: yksinkertainen käyttöliittymä ja sujuva toiminta tekevät sovelluksesta käyttäjäystävällisen.
• Vapaaehtoisuus: uusi sovellus toimii rinnakkain ekiekun leimauksen kanssa, jolloin mahdollisissa häiriötilanteissa on käytettävissä toinenkin vaihtoehto.
• Luotettavuus: sovellus toimii vakaasti ja on saanut positiivista palautetta käyttäjiltä.

Lisätietoa antaa:
Arto Saranpää, KEHA-keskuksen teknologia ja tietoalustat yksikönpäällikkö
etunimi.sukunimi@ely-keskus.fi